北海道（人口約520万人・県庁所在地：札幌市）は、一次産業が盛ん、広大な土地、観光資源豊富という特徴を持つ地域です。広い土地を活かした農林水産業と食品加工、観光が経済の柱となっています。広域分散型の経済構造のため、各地域の産業を個別に強化する必要があります。冬季の物流コストや人材確保の困難さも課題です。こうした環境の中、議事録の自動作成への取り組みが競争力の鍵となっています。
1時間の会議に対して、議事録の作成には平均30〜60分かかると言われています。週に3回の会議がある部署なら、年間で約150時間を議事録作成に費やしている計算です。この時間をAIで圧縮することで、本来注力すべき業務にリソースを振り向けられます。
音声認識AIが会議の発話をリアルタイムで文字起こしし、話者を自動識別します。さらに、要約AIが長い議事を要点にまとめ、決定事項・アクションアイテムを自動抽出します。
具体的なツールとしては、Microsoft Teams・Zoom等のオンライン会議ツールに内蔵されたAI機能のほか、専用の議事録AIサービスも多数登場しています。
議事録AIの導入で重要なのは「精度100%を求めない」ことです。AIが作成したドラフトを人がレビュー・修正する運用が最も効率的です。導入直後から完璧を求めると、かえって手間が増えます。
北海道では道央の食品加工や苫小牧の港湾物流などをはじめ、議事録の自動作成の導入により業務時間の削減やコスト改善が報告されています。地域の産業特性を活かした導入が成功のポイントです。