千葉県（人口約627万人・県庁所在地：千葉市）は、成田空港・港湾物流、農業産出額上位という特徴を持つ地域です。臨海部の素材産業に成田・港湾の物流、農水産業が加わり、多様な産業が経済をささえています。物流の要衝としての機能強化と、農業・観光業のデジタル化が事業成長の鍵です。こうした環境の中、議事録の自動作成への取り組みが競争力の鍵となっています。
1時間の会議に対して、議事録の作成には平均30〜60分かかると言われています。週に3回の会議がある部署なら、年間で約150時間を議事録作成に費やしている計算です。この時間をAIで圧縮することで、本来注力すべき業務にリソースを振り向けられます。
音声認識AIが会議の発話をリアルタイムで文字起こしし、話者を自動識別します。さらに、要約AIが長い議事を要点にまとめ、決定事項・アクションアイテムを自動抽出します。
具体的なツールとしては、Microsoft Teams・Zoom等のオンライン会議ツールに内蔵されたAI機能のほか、専用の議事録AIサービスも多数登場しています。
議事録AIの導入で重要なのは「精度100%を求めない」ことです。AIが作成したドラフトを人がレビュー・修正する運用が最も効率的です。導入直後から完璧を求めると、かえって手間が増えます。
千葉県では京葉臨海の石油化学・鉄鋼や成田空港・港湾の物流などをはじめ、議事録の自動作成の導入により業務時間の削減やコスト改善が報告されています。地域の産業特性を活かした導入が成功のポイントです。